Hướng dẫn xử lý máy in bị offline

Máy in bị offline khi sử dụng kết nối qua mạng LAN là một vấn đề khá phổ biến mà người dùng gặp phải trong các môi trường văn phòng hoặc gia đình, đặc biệt là khi có nhiều thiết bị sử dụng chung một máy in. Khi máy in không thể nhận lệnh in và chuyển sang trạng thái offline, công việc in ấn bị gián đoạn. Vậy nguyên nhân và cách khắc phục tình trạng máy in bị offline khi sử dụng mạng LAN như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

​

1. Kiểm tra kết nối mạng LAN
Một trong những nguyên nhân chính khiến máy in bị offline khi sử dụng mạng LAN là sự cố kết nối mạng. Nếu kết nối giữa máy tính và máy in qua mạng LAN bị gián đoạn, máy in sẽ không nhận được lệnh in từ máy tính và chuyển sang trạng thái offline.

1.1. Kiểm tra kết nối dây cáp mạng
Máy in kết nối qua mạng LAN thường sử dụng dây cáp Ethernet để kết nối với router hoặc switch. Nếu dây cáp mạng bị hỏng, lỏng, hoặc không được cắm đúng cách, máy in sẽ không thể kết nối với máy tính và có thể bị offline.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra dây cáp mạng: Đảm bảo rằng dây cáp mạng kết nối giữa máy in và router hoặc switch không bị hỏng hoặc đứt gãy. Hãy thử thay dây cáp mạng khác để xem máy in có kết nối lại được hay không.
  
  
• Kiểm tra cổng kết nối: Đảm bảo rằng dây cáp mạng được cắm chắc chắn vào cổng Ethernet của cả máy in và router/switch. Nếu cần, thử cắm lại dây cáp vào cổng khác để kiểm tra.
  

1.2. Kiểm tra kết nối mạng không dây (Wi-Fi)
Nếu máy in kết nối qua Wi-Fi, bạn cần đảm bảo rằng máy in và máy tính đều đang kết nối với cùng một mạng Wi-Fi. Nếu mạng không ổn định hoặc máy in bị mất kết nối, nó sẽ chuyển sang trạng thái offline.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra kết nối Wi-Fi: Đảm bảo rằng máy in và máy tính đều đang kết nối với cùng một mạng Wi-Fi. Bạn có thể vào bảng điều khiển của máy in để kiểm tra địa chỉ IP và so sánh với địa chỉ IP của máy tính để đảm bảo chúng ở cùng một mạng.
  
  
• Khởi động lại router Wi-Fi: Đôi khi, việc khởi động lại router có thể giúp làm mới kết nối mạng và giúp máy in kết nối lại với máy tính.
  

2. Kiểm tra cài đặt máy in trong hệ điều hành
Một nguyên nhân khác khiến máy in bị offline khi kết nối qua mạng LAN là các cài đặt trong hệ điều hành. Đôi khi, các cài đặt sai hoặc thay đổi trong quá trình sử dụng có thể khiến máy in chuyển sang chế độ offline.

2.1. Kiểm tra máy in mặc định
Nếu máy in không được đặt là máy in mặc định trong hệ điều hành, máy tính sẽ không gửi lệnh in đến máy in và có thể khiến máy in bị offline. Điều này đặc biệt xảy ra nếu bạn có nhiều máy in hoặc thiết bị kết nối vào cùng một mạng.

Cách khắc phục:

• Đặt máy in làm mặc định: Truy cập vào phần “Devices and Printers” trong Windows, nhấn chuột phải vào máy in của bạn và chọn “Set as default printer”. Điều này sẽ giúp máy tính tự động gửi lệnh in đến máy in mặc định, tránh tình trạng máy in không nhận lệnh.
  

​

2.2. Kiểm tra chế độ offline trong hệ điều hành
Một số hệ điều hành có thể vô tình chuyển máy in sang chế độ offline, khiến tất cả các lệnh in bị chặn lại.

Cách khắc phục:

• Bỏ chọn chế độ offline: Vào “Devices and Printers” trên Windows, nhấn chuột phải vào máy in và chọn “See what’s printing”. Trong cửa sổ hiện ra, nếu máy in đang ở chế độ offline, bỏ chọn “Use Printer Offline” để máy in quay lại trạng thái hoạt động.
  

3. Kiểm tra địa chỉ IP của máy in
Khi máy in kết nối qua mạng LAN, nó cần có một địa chỉ IP hợp lệ để giao tiếp với máy tính. Nếu địa chỉ IP của máy in thay đổi hoặc bị xung đột, máy tính sẽ không thể nhận diện máy in và máy in sẽ chuyển sang chế độ offline.

3.1. Kiểm tra địa chỉ IP của máy in
Địa chỉ IP của máy in có thể thay đổi mỗi khi khởi động lại router hoặc máy in nếu máy in được cấu hình để sử dụng địa chỉ IP động (DHCP). Điều này có thể làm máy tính không thể kết nối được với máy in.

Cách khắc phục:

• Cài đặt IP tĩnh cho máy in: Truy cập vào bảng điều khiển của máy in và chuyển máy in từ địa chỉ IP động sang địa chỉ IP tĩnh. Việc này giúp máy in luôn có địa chỉ IP cố định, giúp máy tính dễ dàng kết nối.
  
  
• Kiểm tra lại IP của máy in: Nếu máy in vẫn sử dụng IP động, bạn có thể vào cài đặt máy in và kiểm tra lại địa chỉ IP của máy in, đảm bảo rằng nó nằm trong dải mạng của bạn.
  

3.2. Cập nhật thông tin IP trong máy tính
Nếu địa chỉ IP của máy in thay đổi sau khi khởi động lại router, bạn cần cập nhật thông tin IP mới vào máy tính.

Cách khắc phục:

• Cập nhật thông tin máy in trong Windows: Vào “Devices and Printers” trên máy tính, nhấn chuột phải vào máy in của bạn và chọn “Printer properties”. Trong mục “Ports”, kiểm tra và đảm bảo rằng máy tính đang sử dụng địa chỉ IP chính xác của máy in.
  

4. Kiểm tra dịch vụ Print Spooler
Print Spooler là một dịch vụ trong Windows giúp gửi lệnh in từ máy tính đến máy in. Nếu dịch vụ này bị tắt hoặc gặp sự cố, máy in sẽ không thể nhận lệnh in và chuyển sang offline.

Cách khắc phục:

• Khởi động lại dịch vụ Print Spooler: Vào “Services” trên Windows (gõ “services.msc” trong hộp tìm kiếm) và tìm dịch vụ “Print Spooler”. Nếu dịch vụ này không hoạt động, bạn có thể khởi động lại nó bằng cách nhấn chuột phải và chọn “Start” hoặc “Restart”.
  
  
• Kiểm tra các dịch vụ in ấn khác: Đảm bảo rằng các dịch vụ liên quan đến máy in trong hệ điều hành không bị tắt hoặc gặp sự cố.
  

​

Kết luận
Máy in bị offline khi sử dụng kết nối qua mạng LAN có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau, từ sự cố kết nối mạng, cài đặt địa chỉ IP, cho đến vấn đề với driver máy in hoặc dịch vụ Print Spooler. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng khắc phục tình trạng này bằng cách kiểm tra kết nối mạng, cài đặt máy in mặc định, kiểm tra địa chỉ IP của máy in và khởi động lại các dịch vụ liên quan.

Nếu máy in vẫn không hoạt động sau khi thực hiện các biện pháp khắc phục trên, bạn có thể cần đến sự hỗ trợ của các chuyên gia kỹ thuật.

Khi máy in bị offline không in được, đừng ngần ngại liên hệ với Huỳnh Gia Trading. Chúng tôi cung cấp các giải pháp in ấn và dịch vụ bảo trì máy in chất lượng, giúp bạn khắc phục sự cố nhanh chóng và hiệu quả.